Denne instruks for regnskab beskriver de krav, modtagere af tilskud fra ”Pulje til dataleverandører” skal overholde.

Udbetaling af tilskud er endvidere betinget af overholdelse af den af tilskudsmodtager accepterede tilsagnsskrivelse med tilhørende bilag.

 

1. Tilskudsberettigede omkostninger

Tilskud må alene anvendes til udgifter i overensstemmelse med tilsagnsskrivelsen, der er indgået mellem Tilskudsmodtager og Trafikstyrelsen i forbindelse med det tildelte tilskud, herunder det aftalte budget for projektet.

 

Renter

Renteomkostninger kan ikke indgå i projektregnskabet og er således ikke tilskudsberettigede.

 

Moms

Puljemidler kan kun bruges til dækning af omkostninger til moms, når moms er medtaget i budgettet, der er bilagt ansøgningen, og hvis tilskudsmodtager ikke kan få refunderet momsen, jf. eksisterende refusionsordninger mv. Hvis de i budgettet anførte omkostninger er uden
moms, forudsættes det, at omkostningerne ikke er momsbelagt, at tilskudsmodtager kan afløfte/få refunderet moms, eller at ansøger har valgt selv at finansiere omkostninger til moms. Det er således ikke muligt at få forhøjet det tildelte tilskud til dækning af momsomkostninger, som ikke har været medtaget i budgettet, der ligger til grund for tildelingen af puljemidler.

Tilskudsmodtager har ansvaret for afregningen af moms.

 

Personaleomkostninger

Omkostninger til egne medarbejderes arbejdstid inden for projektet er tilskudsberettigede. Ved aflæggelse af det endelige regnskab for projektet skal lønudgifter kunne dokumenteres for den enkelte medarbejder med den faktiske timepris, medmindre der anvendes nedennævnte faste rammesatser. Derudover skal der foreligge et timeregnskab for hver enkelt medarbejder, hvoraf det fremgår, hvor mange timer vedkommende har været beskæftiget med projektet, der aflægges regnskab for.

Ved fastsættelse af timesatserne til aflønning af egne medarbejdere skal der udvises sparsommelighed og effektiv finansforvaltning. Det betyder, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke må overstige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en
ansat, der udfører den samme funktion uden for projektet.

Som alternativ til de faktiske timepriser og overhead kan der anvendes faste rammesatser, som er beskrevet under punkt 3 i nærværende instruks for regnskab.

Der ydes ikke tilskud til dækning af løn under sygdom eller sygedagpenge, ligesom medarbejdere i et projekt ikke vil få kompenseret indtægtstab i forbindelse med orlov (barsel). Tilskudsmodtager skal selv sørge for at tegne de nødvendige og lovpligtige forsikringer, herunder
arbejdsskadeforsikringer.

 

Overhead

Overhead (indirekte omkostninger) til dækning af faste omkostninger, som eksempelvis husleje, el, varme, telefon og kontorhold, er tilskudsberettigede omkostninger. Der tillades indregning af overhead i lønudgifterne, hvis det angivne overhead kan dokumenteres, eller der
anvendes den faste rammesats. Se yderligere om overhead under afsnittet Dokumentationskrav.

 

Rejseomkostninger

Omkostninger til rejser til og i udlandet kan ikke indgå i regnskabet. Transportomkostningerne skal holdes på et rimeligt niveau i omfang og omkostninger. Ved benyttelse af eget motorkøretøj ydes kilometergodtgørelse efter reglerne om tjenestemænds benyttelse af eget befordringsmiddel på tjenesterejser. Diæter og lignende i forbindelse med rejser er ikke tilskudsberettigede omkostninger.

 

2. Ramme for afvigelse af budget

Overskrides budgettet, bør Trafikstyrelsen orienteres, og tilskudsmodtager skal selv finansiere overskridelsen.

For hver hovedleverance eller delmål i projektet, der ansøges om midler til, skal der etableres en såkaldt hovedaktivitet i projektets budget.

Tilskudsmodtager kan uden forudgående accept fra Trafikstyrelsen omdisponere mellem de i budgettet tilskudsberettigede hovedaktiviteter på følgende måde: Hvis en hovedaktivitets budget overskrides med op til 10 %, accepteres dette, forudsat at det dækkes ind af tilsvarende mindre forbrug fra de andre hovedaktiviteter.

Omdisponeringen mellem tilskudsberettigede hovedaktiviteter, som overskrider 10 % kan kun finde sted efter Trafikstyrelsens skriftlige accept.

Hvis der i budgettet indgår uforudsete omkostninger på budgettet, må disse maksimalt udgøre 5 % af budgettet og skal efterfølgende dokumenteres at være anvendt til aktiviteter, der falder inden for projektets og dermed puljens formål. Omkostningerne må dog ikke vedrøre
lønomkostninger.

 

3. Dokumentationskrav

Alle omkostninger, der indgår i projektregnskabet, skal kunne dokumenteres. Det gælder også omkostninger fra samarbejdspartnere. I særlige tilfælde kan Trafikstyrelsen bede om dokumentation for omkostninger, før udbetaling kan finde sted.

Alle projektregnskabets omkostninger skal kunne dokumenteres af projektet, og dokumentationen skal opbevares sammen med det øvrige regnskabsmateriale, indtil 5 år efter den endelige afregning af projektet har fundet sted.

 

Dokumentation for personaleomkostninger

Lønudgifter skal kunne dokumenteres for den enkelte medarbejder med den faktiske timepris, ligesom der skal foreligge et timeregnskab for hver enkelt medarbejder, hvoraf det fremgår, hvor mange timer vedkommende har været beskæftiget med projektet, der aflægges
regnskab for.

• Ved beregning af timepris anvendes den enkeltes bruttoårsløn divideret med nettoårsværk på 1522 timer. Bruttoårsløn = bruttomånedsløn *12.

Bruttomånedsløn, jf. seneste lønseddel består af:

fast månedsløn + pensionsbidrag betalt af arbejdsgiver + ferietillæg (normalt 1 %) + a-indkomstpligtige goder

Ovenstående opgørelse af nettoårsværk er baseret på en 37 timers arbejdsuge. Såfremt den pågældende medarbejder har en kortere arbejdsuge (fx 32 timer), nedsættes nettoårsværket tilsvarende (fx 1522 timer * (32/37 timer) = 1316 timer)

Der tillades indregning af overhead i lønudgifterne, hvis det angivne overhead kan dokumenteres. Udokumenteret overhead kan maksimalt udgøre 25 % af lønudgifterne.

Timeregnskabet skal dokumentere udførte opgaver vedrører projektet og danne baggrund for beregningen af den andel af medarbejderens løn, der indregnes i projektregnskabet.

Tilskudsmodtager kan alternativt afregne de interne lønomkostninger uden yderligere dokumentation end timeregnskab og jobfunktion på projektet til følgende satser:

• 400 kr. i timen inkl. overhead for chefer
• 300 kr. i timen inkl. overhead for eksempelvis AC’ere og ingeniører
• 200 kr. i timen inkl. overhead for øvrige medarbejdere

 

4. Aflæggelse af regnskab og udbetaling af tilskud

En udgift kan tidligst medtages i et projektregnskab, når leverance og betaling har fundet sted.

 

Regnskab

Retningslinjerne for, hvilken dokumentation der skal fremsendes til Trafikstyrelsen, vil fremgå af tilsagnsskrivelsen.

Tilskudsmodtager skal fremsende et samlet, endeligt påtegnet projektregnskab for projektet til Trafikstyrelsen. Fremsendelse skal senest ske til fristen for fremsendelse angivet under pkt. 7 i tilsagnsskrivelsen. (Tilskudsmodtager gives minimum 3 måneders frist til regnskabsaflæggelse regnet fra den i tilsagnsskrivelsen angivne dato for projektafslutning).

Trafikstyrelsen kan i særlige tilfælde efter en konkret vurdering beslutte, at afrapporteringen af det endelige projekt og det endelige projektregnskab indsendes senere end 3 måneder efter projektets afslutning.

Der skal aflægges et projektregnskab, som er i overensstemmelse med og sammenligneligt med det senest reviderede projektbudget, der er aftalt mellem tilskudsmodtager og Trafikstyrelsen.

Projektregnskabet indsendes dateret og med den påkrævede påtegning.

I det indsendte regnskab skal tilskuddet fra Trafikstyrelsen anføre som særskilt indtægtspost.

Afregning af projektet kan først ske, når Tilskudsmodtager dokumenterer, at projektet er gennemført i overensstemmelse med tilsagnsskrivelsen, der er indgået mellem Tilskudsmodtager og Trafikstyrelsen, samt at alle leverancer er modtaget, og alle udgifter afholdt. Herudover skal Trafikstyrelsen have godkendt afrapporteringen af det endelige projekt og det endeligt påtegnede projektregnskab, jf. denne instruks for regnskab for ”Pulje til dataleverandører” samt tilsagnsskrivelsen.

 

Rammer for udbetaling

Før udbetaling af puljemidler kan finde sted skal der aflægges afsluttende projektregnskab med tegningsberettigedes påtegning/ledelsespåtegning.

 

Udbetaling af tilskud

Når Trafikstyrelsen har godkendt det indsendte materiale, vil tilskuddet blive udbetalt til den bankkonto, som er tilknyttet det CVR-nummer, som Tilskudsmodtager har angivet i ansøgningsskemaet. Der vil dog pågå en sagsbehandlingstid i forhold til udbetaling. Trafikstyrelsen udbetaler tilskud ultimo måneden i februar, maj, august og november. Det påtegnede projektregnskab skal være Trafikstyrelsen i hænde senest 3 måneder (primo kalendermåneden) før en udbetalingsmåned for at kunne udbetales; ellers udbetales tilskuddet i den
næste fastsatte udbetalingsmåned:

• Afrapportering 1. fredag i marts giver udbetaling af tilskud ultimo maj
• Afrapportering 1. fredag i juni giver udbetaling af tilskud ultimo august
• Afrapportering 1. fredag i september giver udbetaling af tilskud ultimo november
• Afrapportering 1. fredag i december giver udbetaling af tilskud ultimo februar.

I givet fald at der i projektet er flere samarbejdsparter, skal Tilskudsmodtager herefter sørge for eventuelt at videresende de dele af tilskuddet, som vedrører disse parter.

 

5. Indberetning til SKAT

Trafikstyrelsen indberetter udbetalingerne til SKAT. Hertil benyttes det CVR-nummer, som er angivet i ansøgningsskemaet.