Hvert år skal veterantogsorganisationernes sikkerhedsansvarlige indberette oplysninger omkring ulykker og forløbere til ulykker til styrelsen samt en årlig rapport om status og fremtidsplaner.
Årlig indberetning af ulykker og forløbere for ulykker
Hvert år senest den 1. marts skal veterantogsorganisationerne indberette data vedrørende ulykker og forløbere for ulykker til Trafikstyrelsen.
Trafikstyrelsen anvender oplysningerne til at drive og vedligeholde en hændelsesdatabase, som gør det muligt løbende at vurdere, om sikkerheden opretholdes i forbindelse med jernbanedriften.
For indberetning af data som veterantogsorganisation er der to muligheder, 1) elektronisk indberetning eller 2) indberetning via blanket.
Elektronisk indberetning
Elektronisk indberetning skal ske via Trafikstyrelsens indberetningsportal, som findes på hdb.trafikstyrelsen.dk For at få adgang til indberetningsportalen som dansk virksomhed skal man logge ind med MitID Erhverv.
Når man er logget ind elektronisk på indberetningsportalen, vil man have 3 muligheder for indberetningsperioden:
- Man kan indsende en nul-indberetning.
- Man kan indberette hændelserne manuelt én ad gangen.
- Man kan uploade alle hændelser for perioden i et OIOXML format.
Indberetning via blanket
Indberetning via blanket skal foregå ved at udfylde og indsende en indberetningsblanket med de relevante oplysninger.
Blanketten sendes til Trafikstyrelsen via mail til sik-rap@trafikstyrelsen.dk.
Årsrapport
På samme vis som Trafikstyrelsens tilsynsførende skal fremsende en årlig tilsynsrapport til den sikkerhedsansvarlige i organisationen, så skal den sikkerhedsansvarlige også udarbejde en samlet rapport om hvorvidt organisationen opfylder kravene i veteranbanebekendtgørelserne.
Senest den 1. marts hvert år skal rapporten være sendt til nedenstående mailadresse.
I Veteranbanebekendtgørelsernes bilag 4 ses de minimumskrav der er til indholdet i rapporten. Styrelsen har i den forbindelse udarbejdet en skabelon, som den sikkerhedsansvarlige kan benytte.
Desuden har styrelsen udarbejdet en ”vejledning om årlig rapport”, som beskriver formålet og krav til den sikkerhedsansvarliges årlige rapport.