Enhed med ansvar for vedligehold (ECM) - Q&A

ECM står for Entity in Charge of Maintenance, og ECM-forordningen er en europæisk forordning, som fastsætter en række krav til de ansvarlige for vedligeholdelsen af jernbanekøretøjer. Pr. d. 16. juni 2022 udløber overgangsordningen for forordningen, og der er stilles herfra krav om, at alle jernbanekøretøjer får tilkoblet en ECM, som efterlever kravene i forordningen.

Ovenstående indebærer, at alle jernbanevirksomheder, infrastrukturforvaltere og andre med sikkerhedscertifikat får afklaret, om de selv vil og kan være ECM for deres køretøjer og derved selv være ansvarlige for vedligehold af egne køretøjer, eller de i stedet vil have tilkoblet en certificeret ECM på det enkelte køretøj. Hvis virksomhederne selv ønsker at være ansvarlige for vedligeholdelsen af køretøjerne, skal de opfylde forordningen enten gennem opnåelse af ECM-certifikat eller gennem godkendelse af kravopfyldelsen som en del af sikkerhedscertifikatet/sikkerhedsgodkendelsen ved brug af undtagelsesbestemmelsen, jf. ECM forordningens artikel 3, stk. 2. Undtagelsesbestemmelsen gælder kun de virksomheder, der udelukkende vedligeholder køretøjer til egne aktiviteter. Undtagelsesbestemmelsen kan ikke anvendes ved godsvogne.

For at læse kravene og en mere detaljeret gennemgang af forordningen linkes der herunder til ECM-forordningen og tilhørende guide.

Relevante links:

ECM certifikats procesguide (åbner i nyt vindue)

Forordning 2019/779/EU (åbner i nyt vindue)

På ERA’s hjemmeside findes et overblik over alle certificeringsorganer, der kan udstede ECM-certifikater.

Der er på nuværende tidspunkt ingen certificeringsorganer af ECM’ere i Danmark, men alle certificeringsorganer på nær nationale myndigheder kan certificere på tværs af landegrænser (på ERA’s liste fremgår disse som NSA). Der er derfor ingen krav om et dansk certificeringsorgan, og der kan frit vælges et udenlandsk.

Relevante links:

ERA certificeringsorganer - oversigt (åbner i nyt vindue)

På ERA’s hjemmeside findes et overblik over alle certificerede ECM’er.

Relevante links:

Liste over certificerede ECM'er (åbner i nyt vindue)

Ja, men kun hvis din virksomhed udelukkende vedligeholder køretøjer til egne aktiviteter, og der ikke er tale om godsvogne. Undtagelsesbestemmelsen (ECM-forordningen, artikel 3 stk. 2) giver virksomheder mulighed for selv at være ansvarlige for vedligeholdelsen af et jernbanekøretøj, uden at de har opnået et egentlig ECM-certifikat. Dette kan ske, hvis en række krav er opfyldt:

• Der er tale om en jernbanevirksomhed eller andre med eget sikkerhedscertifikat eller en infrastrukturforvalter
• Virksomheden udlejer ikke sine køretøjer og skal udelukkende vedligeholde køretøjer til eget brug.
• Der må ikke være tale om vedligehold af godsvogne. Godsvogne skal være tilknyttet en certificeret ECM.

Hvis ovenstående krav er opfyldt, er der ikke krav om et ECM-certifikat. Men kravene i ECM-forordningens bilag II skal stadig efterleves. Dette kontrolleres i forbindelse med udstedelsen eller fornyelsen af et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse. Hvis udstedelsen eller fornyelsen af et sikkerhedscertifikat eller -godkendelse ikke falder sammen med ikrafttrædelsen af ECM-forordningen, kontrolleres kravene igennem opfølgningstilsyn. 

Ja.

Det er det enkelte køretøj, der skal have tilknyttet en ECM, som opfylder kravene. Det er derfor muligt at være ansvarlig for at vedligeholde en del af sin flåde internt (eksempelvis hvis man er en virksomhed med sikkerhedscertifikat eller en infrastrukturforvalter, som er godkendt efter undtagelsesbestemmelsen) og samtidig tilknytte en ekstern ECM til den resterende del af flåden (som eksempelvis udlejes).

Alle køretøjer skal som en del af førstegangsregistreringen i NVR have noteret en ECM. Dette er ihændehavers ansvar. Håndteringen af dette er ikke ændret og beskrives på Trafikstyrelsens hjemmeside.

Relevante links:

Link til registrering af køretøjer i NVR (åbner i nyt vindue)

Ja.

Det tidligere krav om, at der skal være en certificeret ECM tilknyttet alle godsvogne, er udvidet til alle jernbanekøretøjer, herunder også arbejdskøretøjer. Dog er der mulighed for undtagelse for kravet om ECM-certifikat ved brug af undtagelsesbestemmelsen, som er beskrevet i detaljer ovenfor.

Ja.

Hvis en virksomhed med sikkerhedscertifikat eller infrastrukturforvalter opfylder kravene i undtagelsesbestemmelsen og ønsker selv at være ansvarlig for vedligehold af egne køretøjer, er der ikke krav om et egentligt ECM-certifikat. Dog skal kravene i ECM-forordningen stadig opfyldes. Dette kontrolleres i forbindelse med udstedelsen eller fornyelsen af et sikkerhedscertifikat eller en sikkerhedsgodkendelse. Hvis udstedelsen eller fornyelsen af et sikkerhedscertifikat eller -godkendelse ikke falder sammen med ikrafttrædelsen af ECM-forordningen, kontrolleres kravene igennem opfølgningstilsyn. Opfyldelse af kravene indgår ligeledes i det løbende tilsyn efterfølgende.

ECM-forordningen stiller krav om, at det udstedende certificeringsorgan gennemfører besøg hos en virksomhed med ECM-certifikat mindst en gang årligt. I de tilfælde vil tilsyn ifm. ECM-certifikatet blive gennemført af det udstedende certificeringsorgan og ikke Trafikstyrelsen. Trafikstyrelsen vil dog stadig føre tilsyn med de virksomheder, der har sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse.

Kravet om tilsynsbesøg en gang årligt gælder ikke for de virksomheder med sikkerhedscertifikat eller infrastrukturforvaltere, som er godkendt efter undtagelsesbestemmelsen. I stedet vil tilsynet med kravene i ECM-forordningen indgå i Trafikstyrelsens årlige tilsynsplan og derfor være et muligt emne i de almindelige opfølgningstilsyn med sikkerhedscertifikatet eller sikkerhedsgodkendelsen.

Dette beror på en vurdering i det konkrete tilfælde. Ændringer i aktiviteterne hos en virksomhed med eget sikkerhedscertifikat eller en infrastrukturforvalter kan give anledning til, at der skal søges om ændret sikkerhedscertifikat eller -godkendelse. En række eksempler på sådanne ændringer kan være:

• Virksomheden tilkobler en ekstern certificeret ECM til at vedligeholde virksomhedens køretøjer, hvor det før blev gjort internt. Her er der tale om en ændring i virksomhedens aktiviteter.
• Virksomheden opnår ECM-certifikat hos et udstedende certificeringsorgan og hjemtager derefter opgaven, som før lå hos en leverandør. Her er der også tale om en ændring i virksomhedens aktiviteter.

Omvendt, hvis der ikke ændres i håndtering af aktiviteter, er der højest sandsynligt ikke krav om en ændring af sikkerhedscertifikat eller -godkendelse. Eksempelvis:

• Virksomheden beholder samme leverandør til at vedligeholde virksomhedens køretøjer efter at leverandøren har opnået ECM-certifikat hos et udstedende certificeringsorgan. Her er der umiddelbart ikke tale om en ændring.

Styrelsen skal underrettes om ændringer, der potentielt kan give anledning til ændret sikkerhedscertifikat eller -godkendelse. På baggrund af underretningen tager styrelsen stilling til, om virksomheden skal ansøge om ændring. For yderligere oplysninger henvises dertil vejledningen på området, som kan findes nedenfor.

Virksomheden skal ligeledes være opmærksom på, om der er tale om en ændring, der skal håndteres i overensstemmelse med CSM-RA. Ændringerne vil typisk falde i kategorien organisatoriske eller driftsmæssige ændringer.

Når en virksomhed enten har et ECM-certifikat, er godkendt efter undtagelsesbestemmelsen eller har tilkoblet en ekstern certificeret ECM til egne køretøjer, er kravene i ECM-forordningen efterlevet. Hertil skal det bemærkes, at et ECM-certifikat betragtes som efterlevelse af kravpunkt 5.2.4 og kravpunkt 5.2.5 i bilag I samt bilag II til KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) 2018/762 af 8. marts 2018 om fastlæggelse af fælles sikkerhedsmetoder vedrørende krav til sikkerhedsledelsessystemer i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2016/798 og om ophævelse af Kommissionens forordning (EU) nr. 1158/2010 og (EU) nr. 1169/2010 for så vidt angår køretøjer.

Et ECM-certifikat er gyldigt i op til 5 år. I gyldighedsperioden kræver ECM-forordningen en kontinuerlig opfølgning på, at kravene forsat er efterlevet. For virksomheder med et ECM-certifikat er der krav om tilsynsbesøg en gang årligt. Denne opfølgning vil blive håndteret af det udstedende certificeringsorgan og dermed ikke Trafikstyrelsen.

For en virksomhed, hvor en ekstern ECM er ansvarlig for vedligeholdelsen af dennes køretøjer, vil kravene i bilag 2 i ECM-forordningen ikke indgå i Trafikstyrelsen tilsyn. Opfyldelsen af disse krav vil i stedet blive kontrolleret af det udstedende certificeringsorgan. Det skal dog bemærkes, at Trafikstyrelsen stadig følger op på eksempelvis kontraktstyring med den tilknyttede ECM, ligesom styrelsen har pligt til at indrapportere det til det udstedende certificeringsorgan samt ERA, hvis der konstateres uregelmæssigheder i vedligeholdelsen af jernbanekøretøjerne.

Virksomheder med sikkerhedscertifikat eller infrastrukturforvaltere godkendt efter undtagelsesbestemmelsen har ikke særskilt gyldighedsperiode på kravopfyldelsen af ECM-forordningen. I stedet indgår dette som et muligt tilsynsemne ifm. det almindelige opfølgningstilsyn. Kravopfyldelsen kontrolleres desuden i forbindelse med fornyelsen af sikkerhedscertifikatet eller sikkerhedsgodkendelsen. Dette håndteres af Trafikstyrelsen.

ECM-forordningen fastsætter ikke direkte krav om, at vedligeholdelsessystemet skal være separat fra andre systemer i virksomheder. Det vil derfor være op til de enkelte certificeringsorganer at fastslå, hvor separat vedligeholdelsessystemet bør være for at kunne opnå et ECM-certifikat.

For virksomheder godkendt efter undtagelsesbestemmelsen vil tilsyn med kravene i ECM-forordningen (herunder vedligeholdelsessystemet) indgå i Trafikstyrelsens årlige tilsynsplan og derfor være et af mange mulige emner i de almindelige opfølgningstilsyn med sikkerhedscertifikatet eller sikkerhedsgodkendelsen. Trafikstyrelsen stiller ikke krav om et separat vedligeholdelsessystem.

Svaret afhænger af, om det er før eller efter implementeringsdatoen d. 16. juni 2022. Dog kan alle virksomheder, der vil godkendes efter undtagelsesbestemmelsen i ECM-forordningen, forvente et opfølgningstilsyn fra Trafikstyrelsen. Her vil der blive fulgt op på efterlevelsen af kravene i ECM-forordning. Der henstilles derfor til, at forordningen implementeres tilstrækkeligt i virksomheden.

Før d. 16. juni 2022:

Alle virksomheder med sikkerhedscertifikat eller sikkerhedsgodkendelse kontaktes af Trafikstyrelsen med henblik på at få afklaret, hvilken løsning til efterlevelse af ECM-forordningens krav, virksomheden vælger. Hvis en virksomhed ønsker at blive godkendt efter undtagelsesbestemmelsen, skal det informeres til styrelsen her. Herefter vil styrelsen (i samarbejde med virksomheden) planlægge det opfølgningstilsyn, der skal følge op på efterlevelse af kravene i ECM-forordningen.

Efter d. 16. juni 2022:

Det skal fremgå af en ansøgning, hvis en virksomhed ønsker at blive godkendt efter undtagelsesbestemmelsen i ECM-forordningen. Der eksisterer dog ikke et konkret felt til dette, hverken i OSS for jernbanevirksomheder eller på ansøgningsskemaet for sikkerhedsgodkendelse for infrastrukturforvaltere. Trafikstyrelsen ønsker derfor følgende fremgangsmåde:

• For ansøgning om sikkerhedscertifikater gennem OSS: Ansøgning efter undtagelsesbestemmelsen bør fremgå i feltet ”Andet”, når ansøgningen udarbejdes. Det er desuden nødvendigt at uploade den nødvendige dokumentation samt krydsreference mellem ECM-forordningen og sikkerhedsledelsessystemet. Dette gøres under ”Andre dokumenter vedrørende sikkerhedsledelsessystemet”.
• For ansøgning om sikkerhedsgodkendelse: Ansøgning efter undtagelsesbestemmelsen bør fremgå i feltet ”1.6.5 - Andet”, når ansøgningen udarbejdes. Det er desuden nødvendigt at vedhæfte den nødvendige dokumentation til ansøgningen samt krydsreference mellem ECM-forordningen og sikkerhedsledelsessystemet.

Det forventes, at ERA (som er ansvarlige for driften og udviklingen af one-stop-shop) inden skæringsdatoen d. 16. juni 2022 vil ændre i systemet, så det tydeligt fremgår, hvor denne del af en ansøgning skal placeres. Trafikstyrelsen vil derefter tilrette ansøgningsformularen for ansøgning om sikkerhedsgodkendelse tilsvarende.